La régularisation des charges en fin d’exercice peut être mal vécue par un locataire. Surtout lorsque ce dernier n’en a pas été adéquatement informé. L’envoi annuel d’un décompte des charges de copropriété est une tâche essentielle pour un agent immobilier spécialisé en gestion locative. On fait le point sur la question.
Pourquoi procéder à une régularisation des charges locatives ?
Lorsqu’il fait le choix de mettre son bien en location, un copropriétaire peut se faire rembourser par son locataire de certaines des charges dont il s’acquitte auprès du syndic.
Ces « charges récupérables » sont définies précisément par l’article 23 de la loi du 6 juillet 1989. Elles incluent notamment les frais liés à l’usage normal du logement (chauffage, eau, électricité…), l’entretien courant des parties communes (ascenseur, interphone…) ou encore les taxes qui financent un service dont bénéficie directement le locataire (taxe d’enlèvement des ordures ménagères ou taxe de balayage).
Le locataire règle chaque mois une provision sur les charges locatives de l’année en cours, calculée en fonction du montant total des charges récupérables de l’année précédente. En fin d’exercice, le décompte définitif des charges de copropriété permet d’établir si le locataire a payé trop ou pas assez, ce qui conduit ensuite à rembourser le trop-perçu ou à facturer la somme restant due.
Charges locatives au réel ou au forfait ?
Dans le cadre d’une location vide, et hormis pour certaines colocations, les charges locatives font toujours l’objet d’une provision puis d’une régularisation en fonction de leur montant réel. En location meublée, le bail peut prévoir au contraire un montant forfaitaire, calculé sur un pourcentage du loyer. Dans ce dernier cas, aucune régularisation n’est possible.
Décompte de charges : les mentions obligatoires
La communication annuelle d’un décompte de charges au locataire est une obligation pour le bailleur ou son agent immobilier. La loi du 6 juillet 1989 prévoit, un mois avant la date effective de paiement ou remboursement, l’envoi des trois documents suivants :
- Un décompte par nature de charges, qui fait apparaître les différentes catégories de charges ainsi que le montant réellement payé par le bailleur pour chacune.
- Dans les immeubles collectifs, le mode de répartition entre locataires, soit le nombre total de tantièmes du lot loué au sein de la copropriété.
- Une notice d’information concernant le calcul des charges liées au chauffage et à la production d’eau chaude sanitaire.
Le bailleur doit par ailleurs garder à la disposition du locataire l’ensemble des pièces justificatives pour chaque catégorie de charges, pendant une période de six mois.
Bien rédiger le décompte des charges locatives
Le décompte des charges locatives doit donc uniquement mentionner les grandes catégories de charges, et n’a pas besoin de multiplier les détails, au risque sinon de perdre en lisibilité pour le locataire. Le format de tableau suivant peut être utilement employé pour fournir toutes les informations utiles :
| Catégorie de charges | Dépenses récupérables totales | Tantièmes de copropriété | Quote-part à payer |
| Chauffage gaz | 3 560 € | 1 000/7 000 | 508,57 € |
| Eau froide | 1 580 € | 1 000/7 000 | 225,71 € |
| Électricité des parties communes | 230 € | 1 000/7 000 | 32,85 € |
| Etc. |
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Le décompte annuel des charges locatives et leur régularisation sont un aspect incontournable de la comptabilité d’une gestion locative. Il est recommandé de toujours fournir au locataire, dans les temps, une information transparente et précise.
Par Cédric Launay